The Institut De Recherche En Santé De Surveillance Épidémiologique Et De Formation (IRESSEF), through funding from the U.S. Centers for Disease Control and Prevention (U.S. CDC), is working to identify a partner that is based in and operating in South Africa to support the implementation of the scope of work for this Revised Strategy for the Implementation of the Integrated Clinical Laboratory Interface (CLI) and Rapid Test Continuous Quality Improvement (RTCQI) Program (CLI/RTCQI).

1.1 Organizational Scope
The revised project will be implemented through an appointed dedicated CLI/RTCQI country partner in collaboration with the National Department of Health (NDOH), Provincial Department of Health (PDOH) in PEPFAR supported provinces and District Support Partners (DSPs). The appointed overall project partner scope of work will focus on:
a) Oversee the implementation of the CLI/RTCQI program on behalf of the National Department of Health through PEPFAR support.
b) Provide overall administrative functions of the project including human resources, finances, procurement, overseeing the implementation of the CLI/RTCQI program in targeted HIV high burden health facilities in conjunction with the NDOH and PDOH in PEPFAR supported provinces whilst providing support to non-targeted health facilities.
c) Manage and/or oversee the overall implementation of the CLI/RTCQI program in HIV program and related programs with focus on targeted HIV high burdened districts and health facilities to ensure interventions have impact on HTS and the standard requirements for quality HIV diagnostics are maintained.
d) Assist the Department of Health with the review and implementation of the national training curriculum for HIV rapid testing to close gaps in training of HTS Counsellors, Enrolled Nurses and Professional nurses in conjunction with NDOH, PDOH, DSP’s in PEPFAR supported provinces.
e) Review and implement competency certification program for test providers including HTS counsellors, enrolled and professional nurses in conjunction with NDOH, PDOH in PEPFAR supported provinces and
f) Support and oversee participation of targeted testing sites in Proficiency Testing (PT) and Quality Control (QC) programs.
g) Manage the logistics of project goods, materials and supplies including supporting the distribution of PT and IQC serum panels and PT feedback reports in conjunction with the National Health Laboratory Service (NHLS) and PDOH in PEPFAR supported provinces.
h) Manage Assets, including new and existing equipment. NDOH to ensure smooth transfer of assets to the new project partner.
i) Work with established Technical Working Group(s) in NDOH, PDOH including DSPs on areas of strategic importance to HIV program and related disease programs.

1.2 Proposed Operations Structure
The following are key stakeholders:
• National Department of Health
• Provincial Department of Health
• Project Partner
• District Support Partners
• CDC SA Overall Partnership

The revised CLI/RTCQI implementation strategy builds on previous experiences and is aimed to address existing barriers and improve impact of the program on the ground and consequently a quality-assured and sustainable HIV Testing Services (HTS).

3- Number of Contractor: One- Three (1-3)
Preference will be given to organizations based and operating in South Africa.

4- Scope of Work:

a) Provide overall administrative and supervision of day-to-day operations including hiring, project staff orientation, training, monitoring and evaluation of staff performance to ensure efficient and seamless project operation.
b) In conjunction with NDOH and PDOH in PEPFAR supported provinces, develop project scope including planning, organization of resources, work plans, project objectives, tasks, calendar of activities, timelines and track progress.
c) Oversee and support the distribution of materials including PT and IQC serum panels, PT feedback reports.
d) Manage and/or oversee the implementation of the CLI/RTCQI components including training, tester competency and certification, external quality assessment viz. SPI-RT external site assessment.
e) Develop and implement coaching/mentorship program for test providers including HTS counsellors, Data Capturers, Enrolled and Professional Nurses in selected high-volume facilities in collaboration with the DSPs Lab Coordinators and CLI/RTCQI Coordinators.
f) Coordinate stakeholder meetings to facilitate planning, calendar activities and periodic feedback report meetings at national, provincial and district levels.
g) Support and oversee the DSPs implementation of CLI/RTCQI activities, provide oversight and monitor progress and integrity of implementation.

h) Implement an intensive annual external assessment to meet the requirements of PEPFAR reporting indicators.
i) Manage project funds including budgeting, forecasting, utilization of funds, expenditure and keep financial records including provision of financial reports.
j) Manage procurement processes relating to the provision of goods, supplies, materials and services for smooth running of the project.
k) Manage tender processes for acquisition of goods, supplies, materials and services when it is required.
l) Develop program support materials including revised activity standard operating procedures or job aides to facilitate and make simpler task performance at the testing sites.
m) Provide capacity building of the Operational Managers/Facility Supervisors, HTS/TB/STI Program Managers and Laboratory Area Managers gradually establishing sustainability plans.

5- Deliverables

a) Hire 8 people to be seconded to the provincial Department of Health in PEPFAR supported provinces, and provide all HR related support to them
b) A detailed project scope including organization of resources, work plan, project objectives, narratives, activities timelines.
c) A detailed project budget, forecasting and financial reports detailing the utilization of funds and expenditure status.
d) Number of certified tester competency assessors in each PEPFAR supported province

e) Number of testers Certified in each PEPFAR supported province
f) External site assessment plan and number of completed assessments.
g) Approved tasks support materials including standard operating procedures or job aides.
h) Participate and contribute towards the approval of training and competency assessment materials
through the relevant bodies e.g. Regional Training Centres (RTCs).
i) . Hire an IT person that will provide IT support for all ECHO sites for CLI/RTCQI trainings in the Regional Training Centers.

The national project partner will work in collaboration with NDOH, PDOH and DSPs in order to achieve quality-assured and sustainable continuous quality improvement for HIV rapid testing in health facilities to:
a) Facilitate and promote ownership of the programme by the National and Provincial Departments of Health.
b) Leverage and strengthen existing local quality assurance resources and capacity established in previous years.
c) Promote the culture of continuous quality improvement.
d) Identify key areas in CLI and RTCQI that requires quality improvement (QI) capacity building through empowering operational levels in order to improve uptake and facilitate sustainability.
e) Strengthen the integration of QI networks across the country.

6- Timeline
October 1, 2019 to September 30, 2020

Total Approximate Budget: Not to exceed USD 1,400,000.00
It is important to note that the resulting contract will included phase implementation and funding based on
the expected timeline and deliverables.

A potential contractor may compete for the project in a single application. Final selection for the project will be based on technical capacity and other considerations as deemed necessary by the scope of work. Proposed costing
will also be considered as an additional basis for selection.
IRESSEF shall enter into a contract with the selected contractor. Duration of contracts shall be up to a maximum of 12 months beginning on October 1, 2019.

A. The format of the submission, in response to this RFP, must include, but is not limited to, the following:
i. Description of project background and objectives
ii. How the Respondent proposes to accomplish the functional area (s). Include specific objectives and activities that will be done under each objective
iii. Technical Approach: Activities that will be done to cover the proposed scope of work and achieve relevant objectives
iv. Monitoring and evaluation plan: Include a feasible and appropriate monitoring and evaluation plan; including expected outcome indicators
v. Organizational Capabilities and Experience: A description of the respondent’s work history (experience) with similar projects in the past five (5) years (Capability Statement).
vi. Description of key individuals and staff qualifications and experience. Indicate how these qualifications and experience relate to the proposed activities.

B. Completed proposals shall consist of typewritten pages utilizing 12” font typing. A maximum of 10 pages for the proposal is allowed
C. The authorized individual representing the Respondent will sign and date the proposal cover sheet. The signatory agent’s printed name, title, name of the organization, address, phone and fax numbers and email
address must be provided. Failure to provide a signed copy of the affirmation statement below will be cause for the proposal not to be considered. I affirm that the information within this proposal, to the best of my knowledge, is true and accurate. Further, I am duly authorized to sign and submit this proposal on behalf of this agency. I fully affirm and understand that failure to meet the requirements of this proposal at the submitted price may result in my organization’s contract being terminated.
D. Include at least two (2) current references and their contact information from organizations that have used your services within the last twelve (12) months.
Send your completed application by email to Mimi Traoré-Mané at maimouna.traore@iressef.org on or before October 14th, 2019 at 5:30pm East African Time.

A committee formed from staff and outside experts will evaluate the applications based on preset standards relevant to the specific project and its correlation with the RFP objectives. An evaluation matrix with assigned weighted numerical values will be used to rate each applicant. The following represents the criteria that will be used to the assessed feasibility of each Respondent.

Knowledge of the project needs and objectives 10%
Organizational Capabilities and Experience 25%
Technical approach 25%
Monitoring and Evaluation plan 20%
Qualification and expertise of the proposed key staff(s) 20%
Budget (reasonableness and total value) 0%

Applicants must be entities based in South Africa and should have experience working with and supporting laboratories and health systems in the country. IRESSEF reserves the right (but is not under obligation to do so) to enter into discussions with one or more Respondents in order to obtain clarifications or additional details, to suggest service delivery refinements in the proposal or other aspects of the proposal, or to negotiate the cost proposal.
Each Respondent submitting a proposal will be notified in writing or via e-mail of the decision concerning their proposal. Should your organization be recommended for acceptance, the contract shall be effective on the contract execution date. All work must be scheduled and completed within the contract period timeframe. Any modifications or extensions must be negotiated in advance and submitted to IRESSEF for review and approval. The selected Respondent’s proposal, and any subsequent material submitted in response to requests for additional information, will become the basis of contractual agreements with said Respondent.

Responses must be in accordance with the guidelines as specified in this RFP. This RFP does not commit IRESSEF to accept any proposals submitted, nor is IRESSEF responsible for any costs incurred in the preparation of responses to this RFP. The detailed itemized budget must be submitted in U.S. dollars and will be evaluated in terms of best value to IRESSEF.
IRESSEF reserves the right to delay, amend, reissue or cancel all or part of this RFP at any time without prior notice.
IRESSEF will be under no obligation to reveal or discuss with any Respondent on how a proposal was assessed, or to provide any other information relative to the selection process. Respondents whose proposals are not selected will be notified by email and shall have no claim whatsoever for any kind of compensation.

  L’Institut de recherche en santé épidémiologique et de formation (IRESSEF), grâce au financement des centres de contrôle et de prévention des maladies des États-Unis (US CDC), s’emploie à trouver un partenaire basé en Afrique du Sud et opérant en Afrique mise en œuvre du cadre de travail de la présente stratégie révisée pour la mise en œuvre du programme d’interface de laboratoire clinique (CLI) et d’amélioration continue de la qualité des tests rapides (RTCQI) (CLI / RTCQI).

1.1 Portée de l’organisation
 Le projet révisé sera mis en œuvre par l’intermédiaire d’un partenaire désigné dans les pays CLI / RTCQI, en collaboration avec le Département national de la santé (NDOH), le Département provincial de la santé (PDOH) dans les provinces appuyées par PEPFAR et les partenaires de soutien de district (DSP). L’ensemble des travaux du partenaire de projet désigné se concentrera sur:
 a) Superviser la mise en œuvre du programme CLI / RTCQI au nom du ministère national de la Santé avec le soutien du PEPFAR.
 b) Assurer les fonctions administratives globales du projet, y compris les ressources humaines, les finances, les achats, superviser la mise en œuvre du programme CLI / RTCQI dans des établissements de santé ciblés très touchés par le VIH, en collaboration avec le NDOH et le PDOH dans les provinces soutenues par PEPFAR, tout en apportant un soutien aux non-bénéficiaires. établissements de santé ciblés.
 c) Gérer et / ou superviser la mise en œuvre globale du programme CLI / RTCQI dans le programme VIH et les programmes connexes, en mettant l’accent sur les districts et les établissements de santé fortement touchés par le VIH afin de garantir que les interventions ont un impact sur le HTS et que les exigences standard en matière de diagnostic du VIH de qualité soient respectées. .
 d) Aider le ministère de la Santé à examiner et à mettre en œuvre le programme national de formation sur le dépistage rapide du VIH afin de combler les lacunes dans la formation des conseillers HTS, des infirmières inscrites et des infirmières professionnelles conjointement avec les services NDOH, PDOH et DSP des provinces appuyées par PEPFAR.
 e) Examiner et mettre en œuvre un programme de certification des compétences pour les prestataires de tests, y compris les conseillers HTS, les infirmières recrutées et les infirmières professionnelles en collaboration avec NDOH, les PDOH dans les provinces soutenues par PEPFAR et
 f) Soutenir et superviser la participation des sites d’essais ciblés aux programmes d’essais d’aptitude (PT) et de contrôle de la qualité (CQ).
 g) Gérer la logistique des biens, matériels et fournitures du projet, notamment en soutenant la distribution des panels de sérum PT et IQC et des rapports de rétroaction PT en collaboration avec le Service de laboratoire national de la santé (NHLS) et le PDOH dans les provinces appuyées par PEPFAR.
 h) Gérer les actifs, y compris le matériel nouveau et existant. NDOH pour assurer le transfert en douceur des actifs au nouveau partenaire du projet.
 i) Travailler avec le (s) groupe (s) de travail technique établi (s) dans le NDOH, le PDOH, y compris les DSP, sur des domaines d’importance stratégique pour le programme VIH et les programmes de lutte contre les maladies connexes

1.2 Structure des opérations proposée
  Les principales parties prenantes sont les suivantes:
  • Département national de la santé
  • Département provincial de la santé
  • Partenaire de projet
  • Partenaires de soutien de district
  • Partenariat global CDC SA

 La stratégie de mise en œuvre révisée CLI / RTCQI s’appuie sur les expériences précédentes et vise à éliminer les obstacles existants et à améliorer l’impact du programme sur le terrain et, partant, à assurer des services de dépistage du VIH durables et de qualité garantie.

3- Nombre d’entrepreneurs: un à trois (1-3)
  La préférence sera donnée aux organisations basées et opérant en Afrique du Sud.

4- Portée des travaux:

a) Assurer l’administration générale et la supervision des opérations quotidiennes, y compris le recrutement, l’orientation du personnel de projet, la formation, le suivi et l’évaluation des performances du personnel, afin de garantir l’efficacité et la transparence du fonctionnement du projet.
 b) En collaboration avec NDOH et PDOH dans les provinces soutenues par PEPFAR, définir la portée du projet, y compris la planification, l’organisation des ressources, les plans de travail, les objectifs du projet, les tâches, le calendrier des activités, les calendriers et le suivi des progrès.
 c) Superviser et soutenir la distribution du matériel, y compris les panels de sérum PT et IQC, les rapports de rétroaction PT.
 d) Gérer et / ou superviser la mise en œuvre des composants CLI / RTCQI, y compris la formation, la compétence et la certification du testeur, ainsi que l’évaluation de la qualité externe. Évaluation du site externe SPI-RT.
 e) Élaborer et mettre en œuvre un programme de coaching / mentorat pour les prestataires de tests, y compris les conseillers HTS, les captureurs de données, les infirmières inscrites et les infirmières professionnelles dans des installations à volume élevé sélectionnées, en collaboration avec les coordinateurs de laboratoire DSP et les coordinateurs CLI / RTCQI.
 f) Coordonner les réunions des parties prenantes pour faciliter la planification, les activités du calendrier et les réunions périodiques de compte rendu des résultats aux niveaux national, provincial et des districts.
 g) Soutenir et superviser la mise en œuvre des activités CLI / RTCQI par les DSP, superviser et surveiller les progrès et l’intégrité de la mise en œuvre.

h) Mettre en œuvre une évaluation externe annuelle intensive pour répondre aux exigences des indicateurs de rapport PEPFAR.
  i) Gérer les fonds du projet, notamment la budgétisation, les prévisions, l’utilisation des fonds et les dépenses, et tenir des registres financiers, y compris la fourniture de rapports financiers.
  j) Gérer les processus d’approvisionnement liés à la fourniture de biens, fournitures, matériels et services pour le bon déroulement du projet.
  k) Gérer les processus d’appel d’offres pour l’acquisition de biens, fournitures, matériels et services au besoin.
  l) Élaborer du matériel d’appui au programme, y compris des procédures opérationnelles standard révisées ou des outils de travail, pour faciliter et simplifier l’exécution des tâches sur les sites d’essai.
  m) Assurer le renforcement des capacités des gestionnaires des opérations / superviseurs des installations, des gestionnaires de programme HTS / TB / STI et des gestionnaires de laboratoire, établissant progressivement des plans de durabilité.

5- Liverables

a) Embaucher 8 personnes qui seront détachées auprès du ministère de la Santé provincial dans les provinces appuyées par PEPFAR et leur fournir tout le soutien nécessaire en matière de ressources humaines
  b) Une portée détaillée du projet, y compris l’organisation des ressources, le plan de travail, les objectifs du projet, les descriptifs, le calendrier des activités.
  c) Un budget de projet détaillé, des prévisions et des rapports financiers détaillant l’utilisation des fonds et l’état des dépenses.
  d) Nombre d’évaluateurs de compétences de testeurs certifiés dans chaque province soutenue par PEPFAR

e) Nombre de testeurs certifiés dans chaque province soutenue par PEPFAR
  f) Plan d’évaluation externe du site et nombre d’évaluations terminées.
  g) Matériel de support pour les tâches approuvées, y compris les procédures opérationnelles standard ou les aides de travail.
  h) Participer et contribuer à l’approbation du matériel de formation et d’évaluation des compétences
  par l’intermédiaire des organismes compétents, par exemple Centres régionaux de formation (RTC).
  je) . Embaucher un informaticien qui fournira un support informatique pour tous les sites ECHO pour les formations CLI / RTCQI dans les centres de formation régionaux.

Le partenaire national du projet travaillera en collaboration avec le NDOH, le PDOH et les DSP afin de parvenir à une amélioration continue et durable de la qualité garantie du test VIH rapide dans les établissements de santé afin de:
a) Faciliter et promouvoir l’appropriation du programme par les départements nationaux et provinciaux de la santé.
  b) Exploiter et renforcer les ressources et la capacité locales existantes en matière d’assurance qualité établies au cours des années précédentes.
  c) Promouvoir la culture de l’amélioration continue de la qualité.
  d) Identifier les domaines clés de la CLI et de RTCQI qui nécessitent un renforcement de la capacité d’amélioration de la qualité (QI) à travers l’autonomisation des niveaux opérationnels afin d’améliorer l’assimilation et de faciliter la durabilité.
  e) Renforcer l’intégration des réseaux d’assurance qualité à travers le pays.

6- Delai
1er octobre 2019 au 30 septembre 2020

Budget approximatif total: 1 400 000 USD maximum
  Il est important de noter que le contrat résultant inclura la mise en œuvre de la phase et un financement basé sur  le calendrier et les résultats attendus.

  Un contractant potentiel peut concourir pour le projet dans une seule application. La sélection finale du projet sera basée sur la capacité technique et d’autres considérations jugées nécessaires par la portée des travaux. Coût proposé  sera également considéré comme une base supplémentaire pour la sélection.  IRESSEF passera un contrat avec le contractant retenu. La durée des contrats ne doit pas dépasser 12 mois à compter du 1er octobre 2019.

  A. Le format de la soumission, en réponse à cette demande de propositions, doit inclure, sans toutefois s’y limiter, les éléments suivants:
  je. Description du contexte et des objectifs du projet
  ii. Comment le répondant propose de réaliser le (s) domaine (s) fonctionnel (s). Inclure les objectifs spécifiques et les activités qui seront réalisées sous chaque objectif
  iii. Approche technique: activités qui seront réalisées pour couvrir la portée des travaux proposée et atteindre les objectifs pertinents
  iv. Plan de suivi et d’évaluation: inclure un plan de suivi et d’évaluation réalisable et approprié; y compris les indicateurs de résultats attendus
  v. Capacités organisationnelles et expérience: description des antécédents professionnels du répondant (expérience) avec des projets similaires au cours des cinq (5) dernières années (énoncé de la capacité).
  vi. Description des personnes clés et des qualifications et de l’expérience du personnel. Indiquez comment ces qualifications et expériences sont liées aux activités proposées.

B. Les propositions complétées doivent comprendre des pages dactylographiées en dactylographie de 12 pouces. Un maximum de 10 pages est autorisé pour la proposition.
 C. La personne autorisée représentant le répondant signera et datera la page de couverture de la proposition. Le nom, le titre, le nom de l’organisation, l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur et l’adresse électronique de l’agent signataire.
 l’adresse doit être fournie. Si vous ne fournissez pas une copie signée de la déclaration de confirmation ci-dessous, la proposition ne sera pas prise en compte. J’affirme que les informations contenues dans cette proposition sont, à ma connaissance, véridiques et exactes. De plus, je suis dûment autorisé à signer et à soumettre cette proposition au nom de cette agence. J’affirme et comprend pleinement que le non-respect des exigences de cette proposition au prix soumis peut entraîner la résiliation du contrat de mon entreprise.
 D. Incluez au moins deux (2) références actuelles et leurs coordonnées d’organisations qui ont utilisé vos services au cours des douze (12) derniers mois.
 Envoyez votre candidature dûment remplie par courrier électronique à Mimi Traoré-Mané à l’adresse maimouna.traore@iressef.org au plus tard le 14 octobre 2019 à 17h30, heure de l’Afrique de l’Est.

  Un comité formé de membres du personnel et d’experts externes évaluera les applications en fonction de normes prédéfinies pertinentes pour le projet spécifique et de sa corrélation avec les objectifs de la DP. Une matrice d’évaluation avec des valeurs numériques pondérées attribuées sera utilisée pour évaluer chaque candidat. Les éléments suivants représentent les critères qui seront utilisés pour évaluer la faisabilité de chaque répondant.

Connaissance des besoins et objectifs du projet 10%
Capacités organisationnelles et expérience 25%
  Approche technique 25%
  Plan de suivi et d’évaluation 20%
  Qualification et expertise du personnel clé proposé 20%
  Budget (caractère raisonnable et valeur totale) 0%

Les candidats doivent être des entités basées en Afrique du Sud et avoir une expérience de travail avec les laboratoires et les systèmes de santé et leur soutien dans le pays. IRESSEF se réserve le droit (sans y être obligé) d’engager des discussions avec un ou plusieurs répondants afin d’obtenir des éclaircissements ou des précisions supplémentaires, de suggérer des améliorations dans la prestation des services dans la proposition ou d’autres aspects de la proposition, ou de négocier. la proposition de coût.
 Chaque répondant soumettant une proposition sera informé par écrit ou par courrier électronique de la décision concernant sa proposition. Si votre organisation est recommandée pour acceptation, le contrat entrera en vigueur à la date d’exécution du contrat. Tous les travaux doivent être planifiés et complétés dans les délais impartis. Toute modification ou extension doit être préalablement négociée et soumise à l’IRESSEF pour examen et approbation. La proposition du répondant sélectionné et tous les documents ultérieurs soumis en réponse à des demandes d’informations supplémentaires constitueront la base des accords contractuels avec le répondant.

  Les réponses doivent être conformes aux directives spécifiées dans le présent appel d’offres. Le présent appel d’offres n’engage pas l’IRESSEF à accepter les propositions soumises. L’IRESSEF n’est pas responsable des frais engagés pour la préparation des réponses à cet appel. Le budget détaillé détaillé doit être soumis en dollars américains et sera évalué en termes de meilleure valeur pour IRESSEF.
  IRESSEF se réserve le droit de retarder, modifier, rééditer ou annuler tout ou partie de cette DDP à tout moment et sans préavis.
  IRESSEF n’aura aucune obligation de révéler ou de discuter avec un Candidat de la manière dont une proposition a été évaluée, ou de fournir toute autre information relative au processus de sélection. Les répondants dont les propositions ne sont pas sélectionnées seront avisés par courrier électronique et ne pourront en aucun cas prétendre à quelque compensation que ce soit.