Request for Proposals – Selection of Contractors/Vendors June 2019

The Institut De Recherche En Santé De Surveillance Épidémiologique Et De Formation (IRESSEF), through funding from the U.S. Centers for Disease Control and Prevention (U.S. CDC), would like to introduce an open source
electronic system for tracking and monitoring specimen turn-around time (TAT) in Nigeria to ensure timely use of Viral Load and Early Infant Diagnosis (VL/EID) laboratory results to improve clinical management of HIV patients.
The electronic tracking system is estimated to benefit 1.35 million tests for VL/EID to improve patient outcomes with goals to: a) reduce TAT, b) reduce specimen rejection rate, c) increase entry of laboratory results in patient
chart in clinics, d) increase utilization of laboratory results for patient management, e) improve data sharing and visualization capabilities across multiple geographic locations, and f) ensure the integrity of samples from clinics to laboratories for VL and EID patient tests.
Beyond the pilot the vision of this intervention is to deploy the tool as a robust system for monitoring and implementing TAT for all clinical samples shipped to and from clinical sites in a way that will increase clinical decision making.
The project will be implemented in two phases:
Phase I: The first six months of the project will be a pilot in one laboratory serving at least 10 clinics
Phase II: The rest of the six months of the project will be scaling to additional four key laboratories serving at least 10 clinics each

To enable the Nigerian National Reference Laboratory to monitor and ensure 90% of viral load specimens and results are transported and reported as per the recommended guidelines for TAT. An open source electronic system (CommCare services) will be leased to ensure safe data capture and transfer between laboratories and clinics.

3- Number of Contractors: Two (2) to support NRL and at least 10 sites itserves to conduct activities including but not limited to identificationof gaps, development of startegies to address gaps etc. for TAT and specimen
rejection rates for VL and EID specimens.

4- Scope of Work:
Introduction of the working model:
Five entities, which includes CDC Nigeria, CDC Atlanta, CommCare, IRESSEF and two (2) Nigeria based partners to be identified, will work closely in a multidisciplinary team. CDC will give technical direction and guidance for the expectations for adapting CommCare and implementation on the ground. IRESEFF will provide support for the coordination of activities between all entities involved. IRESSEF will also supervise and monitor the performance and deliverables of the Nigeria based partners, in addition to financial oversight. The two local implementing partners will provide inputs to CommCare and they will make modification to the CommCare software.
Phase I: (1-6 months)
• Perform a baseline assessment of current TAT and rejection rates for one (1) of out of the 11 National Reference laboratories (NRL) in Abuja, Nigeria by mapping the process and collecting information on how the system works currently.

  • Contractor will support the first selected NRL, which is expected to serve at least 10 facilities (VL/EID facilities, clinics, etc.)

• Identify root cause for the inability to monitor and meet the national guidelines for VL/EID TAT, specimen rejection and integrity;
• Support the adaptation and customization of CommCare for use in monitoring and documenting VL and EID testing TAT as well as sample rejection rates.
• Report project progress/challenges to IRESSEF, CDC Nigeria and GoN on a pre-determined frequency.
• Document unmet needs and challenges along with solutions designed to address them.
• Implement a fully functional system to capture TAT for VL/EID in 1 NRL and allied sites.

Phase II: (6-12 months)
• Based on lessons learned from phase I, expand the intervention by implementing the system in four additional reference laboratories serving at least 10 clinics each;
• Understand challenges in NRL outside Abuja and further customize the CommCare system, as needed, for sustainability purposes; and, monitor and address issues impacting TAT and specimen rejection rates;
• Hand over a fully functional and customized system to fit the needs of 5 NRLs serving at least 10 sites each to IRESSEF and Government of Nigeria.

5- General Requirements & Proposal Submission:
• Intellectual property: All information and assets related to the electronic system will be property of IRESSEF. The bidder must submit all documentation to IRESSEF upon successful launch and expiry of the
contractual agreement.
• Proposals: The bidder must submit both technical and financial proposals for the project. The technical proposal must cover all important aspects of the solution and the financial proposal should cover development and support cost.

6- Deliverable
A fully functioning and customized open source system electronic that will enable the monitoring and tracking of specimen for performance of VL/EID laboratory tests.

7- Time line: July 2019- June 2020

8- Total Approximate Budget: Not to exceed 25,000 USD

A potential contractor may compete for the project in a single application. Final selection for the project will be based on technical, cost and other considerations as deemed necessary by the scope of work.
IRESSEF shall enter into a contract with the selected contractor. Duration of contracts shall be up to a maximum of 12 months beginning on 1st July 2019.

A. The format of the submission, in response to this RFP, must include, but is not limited to, the following:
i. Background on the organization/individual and staffing qualifications and experience. Indicate how these qualifications and experience relate to the proposed functional areas applied for. Where the organization is affiliated/has partnerships with other institutions, a description of how this will result in effective implementation of the proposed areas of work should be included.
ii. A description of the respondent’s work history (experience) with similar projects in the past five (5) years (Capability Statement). This should include, but not limited to, a narrative description of the principal results achieved, how they were achieved and how those results related to the problem statement being addressed.
iii. How the Respondent proposes to accomplish the functional area (s). Include specific objectives and activities that will be done under each objective
iv. Expected outcomes and impact
B. Completed proposals shall consist of typewritten pages utilizing 12” font typing. A maximum of 10 pages for the proposal is allowed
C. The authorized individual representing the Respondent will sign and date the proposal cover sheet. The signatory agent’s printed name, title, name of the organization, address, phone and fax numbers and email
address must be provided. Failure to provide a signed copy of the affirmation statement below will be cause for the proposal not to be considered.
I affirm that the information within this proposal, to the best of my knowledge, is true and accurate. Further,
I am duly authorized to sign and submit this proposal on behalf of this agency. I fully affirm and understand that failure to meet the requirements of this proposal at the submitted price may result in my organization’s
contract being terminated.
D. Include at least two (2) current references and their contact information from organizations that have used your services within the last twelve (12) months.
Send your completed application by email to Mimi Traoré-Mané at, with copy to Ruth Girma at on or before 30th June 2019, 5pm GMT.


A committee formed from staff and outside experts will evaluate the applications based on preset standards relevant to the specific project and its correlation with the RFP objectives. An evaluation matrix with assigned
weighted numerical values will be used to rate each applicant. The following represents some, not all, of the criteria that will be used to the assessed feasibility of each Respondent.

Does the organization / individual have the right skill set and expertise to accomplish the required assignments?Does the organization / individual demonstrate adequate and verifiable past experience in similar projects?Is the Respondent’s proposed activities (strategy of implementation) current, feasible and cost effective?Are the proposed outcomes measurable and feasible?Did the application include references that attest to the Respondents personal and professional integrity and competency?Did the Respondent demonstrate knowledge of the project needs and objectives?
Applicants must be entities based in Nigeria and should have experience working with and supporting laboratories in
Nigeria including, but not limited to, the National Reference Laboratory.

IRESSEF reserves the right (but is not under obligation to do so) to enter into discussions with one or more Respondents in order to obtain clarifications or additional details, to suggest service delivery refinements in the proposal or other aspects of the proposal, or to negotiate the cost proposal.
Each Respondent submitting a proposal will be notified in writing or via e-mail of the decision concerning their proposal. Should your organization be recommended for acceptance, the contract shall be effective on the contract execution date. All work must be scheduled and completed within the contract period timeframe. Any modifications or extensions must be negotiated in advance and submitted to IRESSEF for review and approval. The selected Respondent’s proposal, and any subsequent material submitted in response to requests for additional information, will become the basis of contractual agreements with said Respondent.

Responses must be in accordance with the guidelines as specified in this RFP. This RFP does not commit IRESSEF to accept any proposals submitted, nor is IRESSEF responsible for any costs incurred in the preparation of responses to this RFP. The detailed itemized budget must be submitted in U.S. dollars and will be evaluated in terms of best value to IRESSEF.
IRESSEF reserves the right to delay, amend, reissue or cancel all or part of this RFP at any time without prior notice.
IRESSEF will be under no obligation to reveal or discuss with any Respondent on how a proposal was assessed, or to provide any other information relative to the selection process. Respondents whose proposals are not selected will be notified by email and shall have no claim whatsoever for any kind of compensation.

L’Institut de recherche sur la santé épidémiologique et de formation (IRESSEF), grâce au financement des Centres de contrôle et de prévention des maladies des États-Unis (CDC), souhaite introduire une source ouverte
système électronique de suivi et de surveillance du délai de traitement des échantillons au Nigéria pour garantir l’utilisation en temps voulu des résultats de laboratoire de charge virale et de diagnostic précoce du nourrisson (LV / EID) afin d’améliorer la gestion clinique des patients atteints du VIH.
On estime que le système de suivi électronique bénéficiera à 1,35 million de tests de LV / EID pour améliorer les résultats pour les patients avec les objectifs suivants: a) réduire le TAT, b) réduire le taux de rejet des échantillons, c) augmenter la saisie des résultats de laboratoire chez le patient graphique dans les cliniques, d) augmenter l’utilisation des résultats de laboratoire pour la gestion des patients, e) améliorer les capacités de partage et de visualisation des données sur plusieurs sites géographiques, et f) assurer l’intégrité des échantillons des cliniques aux laboratoires pour les tests sur patients atteints de LV et de MIE.
Au-delà du projet pilote, cette intervention a pour objectif de déployer l’outil en tant que système robuste de surveillance et de mise en œuvre du TAT pour tous les échantillons cliniques expédiés vers et depuis les sites cliniques, de manière à accroître la prise de décision clinique.
Le projet sera mis en œuvre en deux phases:
Phase I: Les six premiers mois du projet seront pilotes dans un laboratoire desservant au moins 10 cliniques

Phase II: le reste des six mois du projet sera étendu à quatre autres laboratoires clés desservant chacun au moins 10 cliniques.

Permettre au Laboratoire de référence national nigérian de contrôler et d’assurer que 90% des échantillons de charge virale et leurs résultats sont transportés et rapportés conformément aux directives recommandées pour le TAT. Un système électronique à source ouverte (services CommCare) sera loué pour garantir la capture et le transfert sécurisés des données entre laboratoires et cliniques.

3 Nombre de contractants: deux (2) pour soutenir NRL et au moins 10 sites lui permettant de mener des activités comprenant, entre autres, l’identification des lacunes, l’élaboration de stratégies de gestion permettant de combler les lacunes, etc. pour le TAT et les échantillons.
taux de rejet des échantillons de LV et d’EID.

4 Portée des travaux:
Introduction du modèle de travail:
Cinq entités, à savoir CDC Nigeria, CDC Atlanta, CommCare, IRESSEF et deux (2) partenaires nigérians à identifier, collaboreront étroitement au sein d’une équipe multidisciplinaire. Les CDC donneront une orientation technique aux attentes relatives à l’adaptation de CommCare et à leur mise en œuvre sur le terrain. IRESEFF apportera son soutien à la coordination des activités entre toutes les entités impliquées. L’IRESSEF supervisera et surveillera également la performance et les livrables des partenaires basés au Nigéria, en plus de la supervision financière. Les deux partenaires locaux de mise en œuvre fourniront des informations à CommCare et apporteront des modifications au logiciel CommCare.

Phase I: (1-6 mois)
• Réaliser une évaluation de base du TAT actuel et des taux de rejet d’un (1) des 11 laboratoires nationaux de référence (LNR) à Abuja, au Nigéria, en cartographiant le processus et en collectant des informations sur le fonctionnement actuel du système. works currently.

  • L’entrepreneur soutiendra le premier LNR sélectionné, qui devrait desservir au moins 10 installations (installations de LV / EID, cliniques, etc.).

• Identifier la cause fondamentale de l’incapacité de contrôler et de respecter les directives nationales en matière de traitement antitétanique / EVL, de rejet d’échantillon et d’intégrité;
• Soutenir l’adaptation et la personnalisation de CommCare pour la surveillance et la documentation du test TAT de test de LV et d’EID, ainsi que pour les taux de rejet des échantillons.
• Signaler les avancées / défis du projet à l’IRESSEF, au CDC Nigeria et au GoN sur une fréquence prédéterminée.
• Documentez les besoins et les défis non satisfaits, ainsi que les solutions conçues pour y répondre.
• Mettre en œuvre un système entièrement fonctionnel pour capturer le TAT pour la LV / EID dans 1 LNR et les sites apparentés.

Phase II: (6-12 mois)
• Sur la base des enseignements tirés de la phase I, élargir l’intervention en mettant en œuvre le système dans quatre autres laboratoires de référence desservant chacun au moins 10 cliniques;
• comprendre les défis que pose le LNR en dehors d’Abuja et adapter davantage le système CommCare, si nécessaire, à des fins de durabilité; et surveiller et résoudre les problèmes ayant une incidence sur le TAT et les taux de rejet des échantillons;
• Remettre à l’IRESSEF et au gouvernement du Nigéria un système entièrement fonctionnel et personnalisé répondant aux besoins de 5 LNR desservant au moins 10 sites.
5 Exigences générales et soumission de proposition:
• Propriété intellectuelle: toutes les informations et tous les actifs liés au système électronique seront la propriété de IRESSEF. Le soumissionnaire doit soumettre tous les documents à IRESSEF lors du lancement et de l’expiration du contrat.
accord contractuel.
• Propositions: le soumissionnaire doit soumettre des propositions techniques et financières pour le projet. La proposition technique doit couvrir tous les aspects importants de la solution et la proposition financière doit couvrir les coûts de développement et de support.
6 livrable
Un système électronique open source entièrement fonctionnel et personnalisé qui permettra la surveillance et le suivi des échantillons pour l’exécution de tests de laboratoire VL / EID.
7 échéance: juillet 2019 – juin 2020

8- Budget approximatif total: 25 000 USD maximum

Un contractant potentiel peut concourir pour le projet dans une seule application. La sélection finale du projet sera basée sur des considérations techniques, de coût et autres jugées nécessaires par la portée des travaux.
IRESSEF passera un contrat avec le contractant retenu. La durée des contrats ne doit pas dépasser 12 mois à compter du 1er juillet 2019.9.

A. Le format de la soumission, en réponse à cette demande de propositions, doit inclure, sans toutefois s’y limiter, les éléments suivants:
je. Contexte de l’organisation / des individus et des qualifications et de l’expérience en dotation. Indiquez le lien entre ces qualifications et expérience et les domaines fonctionnels proposés. Lorsque l’organisation est affiliée / a des partenariats avec d’autres institutions, une description de la manière dont cela résultera en une mise en œuvre effective des domaines de travail proposés devrait être incluse.

ii. Une description des antécédents professionnels du répondant (expérience) avec des projets similaires au cours des cinq (5) dernières années (énoncé de la capacité). Cela devrait inclure, sans toutefois s’y limiter, une description narrative des principaux résultats obtenus, de la manière dont ils ont été atteints et de la manière dont ces résultats ont trait à l’énoncé du problème à traiter.

iii. Comment le répondant propose de réaliser le (s) domaine (s) fonctionnel (s). Inclure les objectifs spécifiques et les activités qui seront réalisées sous chaque objectif

iv. Résultats attendus et impact
B. Les propositions complétées doivent comprendre des pages dactylographiées en dactylographie de 12 pouces. Un maximum de 10 pages est autorisé pour la proposition.
C. La personne autorisée représentant le répondant signera et datera la page de couverture de la proposition. Le nom, le titre, le nom de l’organisation, l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur et l’adresse électronique de l’agent signataire.
l’adresse doit être fournie. Si vous ne fournissez pas une copie signée de la déclaration de confirmation ci-dessous, la proposition ne sera pas prise en compte.
J’affirme que les informations contenues dans cette proposition sont, à ma connaissance, véridiques et exactes. Plus loin,
Je suis dûment autorisé à signer et à soumettre cette proposition au nom de cette agence. J’affirme et comprend pleinement que le non-respect des exigences de cette proposition au prix soumis peut entraîner la perte de
contrat en cours de résiliation.
D. Incluez au moins deux (2) références actuelles et leurs coordonnées d’organisations qui ont utilisé vos services au cours des douze (12) derniers mois.
Envoyez votre candidature dûment remplie par courrier électronique à Mimi Traoré-Mané à l’adresse, avec copie à Ruth Girma à l’adresse au plus tard le 30 juin 2019 à 17h00, heure de Paris.

Un comité formé de membres du personnel et d’experts externes évaluera les applications en fonction de normes prédéfinies pertinentes pour le projet spécifique et de sa corrélation avec les objectifs de la DP. Une matrice d’évaluation avec assigné
des valeurs numériques pondérées seront utilisées pour évaluer chaque candidat. Les éléments suivants représentent certains des critères qui seront utilisés pour évaluer la faisabilité de chaque répondant.

  1. L’organisation / la personne possède-t-elle les compétences et l’expertise appropriées pour accomplir les tâches requises?
  2. L’organisation / la personne démontre-t-elle une expérience passée suffisante et vérifiable dans des projets similaires?
  3. Les activités proposées par le répondant (stratégie de mise en œuvre) sont-elles actuelles, réalisables et rentables?
  4. Les résultats proposés sont-ils mesurables et réalisables?
  5. La demande contenait-elle des références qui attestent de l’intégrité et de la compétence personnelles et professionnelles du défendeur?
  6. Le répondant a-t-il démontré qu’il connaissait les besoins et les objectifs du projet?
  7. Les candidats doivent être des entités basées au Nigéria et avoir une expérience de travail avec des laboratoires de soutien dans
    Nigeria, y compris, mais sans s’y limiter, le Laboratoire national de référence.y.

IRESSEF se réserve le droit (sans y être obligé) d’engager des discussions avec un ou plusieurs répondants afin d’obtenir des éclaircissements ou des précisions supplémentaires, de suggérer des améliorations dans la prestation des services dans la proposition ou d’autres aspects de la proposition, ou de négocier. la proposition de coût.
Chaque répondant soumettant une proposition sera informé par écrit ou par courrier électronique de la décision concernant sa proposition. Si votre organisation est recommandée pour acceptation, le contrat entrera en vigueur à la date d’exécution du contrat. Tous les travaux doivent être planifiés et complétés dans les délais impartis. Toute modification ou extension doit être préalablement négociée et soumise à l’IRESSEF pour examen et approbation. La proposition du répondant sélectionné et tous les documents ultérieurs soumis en réponse à des demandes d’informations supplémentaires constitueront la base des accords contractuels avec le répondant..

Les réponses doivent être conformes aux directives spécifiées dans le présent appel d’offres. Le présent appel d’offres n’engage pas l’IRESSEF à accepter les propositions soumises. L’IRESEF n’est pas responsable des coûts éventuels pour la préparation des réponses à cet appel d’offres. Le budget détaillé détaillé doit être soumis en dollars américains et sera évalué en termes de meilleure valeur pour IRESSEF.
IRESSEF se réserve le droit de retarder, modifier, rééditer ou annuler tout ou partie de cette DDP à tout moment et sans préavis.
IRESSEF n’aura aucune obligation de révéler ou de discuter avec un Candidat de la manière dont une proposition a été évaluée, ou de fournir toute autre information relative au processus de sélection. Les répondants dont les propositions ne sont pas sélectionnées seront avisés par courrier électronique et ne pourront en aucun cas prétendre à quelque compensation que ce soit.on.